PLANIFICARE ȘI PRIORITIZAREA ACTIVITĂȚILOR ȘI A SARCINILOR

Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020

Planificarea și prioritizarea activităților și a sarcinilor se face imediat dupa stabilirea obiectivelor pe care le ai de indeplinit.

Trebuiesc folosite instrumente care să ajute în managementul timpului: de la aplicații, agende personalizate, post-ituri, plannere, tablă magnetică, markere colorate și alte asemenea.

Planificarea și prioritizarea activităților se poate face în funcție de mai multe criterii: urgență, importanță, activități aducătoare de profit și așa mai departe.

STRATEGIA LUI EISENHOWER

Pentru a lua rapid decizii, clasifică task-urile de care trebuie să te ocupi într-o zi, în 4 cadrane, în funcție de urgență și importanță. Pentru asta te poți folosi de strategia lui Eisenhower (Eisenhower Matrix) care te învață cum să stabilești și să prioritizezi sarcinile pornind de la urgență și importanță.

• Urgent și important: task-uri pe care să le rezolvi ACUM;
• Urgent dar neimportant: lucruri pe care să le faci acum, dar pe care le poți delega altcuiva sau elimina;
• Non-urgente, dar importante: lucruri către care să-ți îndrepți atenția. Cu cât vei rezolva mai multe din această categorie, cu atât vei avea mai puține task-uri urgente;
• Non-urgent și neimportant: lucruri de ignorat sau de eliminat/amânat.

Atât în plan profesional, cât și în viața privată există multe distrageri pe care e bine să le eliminăm pe cât posibil. Iată care sunt așa-numiții „hoții de timp”: telefonul care sună mereu,vizitatorii care îți consumă prea mult din timp, colegi care vin la tine pentru orice motiv, intâlniri prea lungi, prea dese și dezorganizate, priorități neclare, lipsa de delegare, mânarea sarcinilor mari și neplăcute, televizorul, internetul/ social media, lipsa de structură și organizare, probleme tehnice pe care nu le stăpânești, imposibilitatea de a spune NU.

Pentru stabilirea prioritatilor exista o serie de INSTRUMENTE UTILE:

• ANALIZA COMPARATA: utilizata in situatii in care criteriile de decizie sunt subiective sau neconsecvente. Aceasta analiza presupune o comparatie obiectiva intre sarcini, pentru a stabili care este cu adevarat importanta.
• ANALIZA GRILA: acest tip de analiza este utilizata in situatii in care trebuie sa luati in considerare mai multi factori.
• MATRICEA ACTIUNILOR PRIORITARE: aceasta este o diagrama prin care compari beneficiile realizarii unei sarcini cu energia depusa pentru indeplinirea acesteia. Aceasta te ajuta sa identifici activitatile cu adevarat importante, care aduc beneficii mari, in scurt timp.
• MATRICEA URGENTA: aceasta te ajuta sa trasezi o linie de demarcatie intre sarcinile urgente si cele importante, deoarece activitatile urgente pot fi neimportante sau cele important pot avea un termen mai mare de realizare, tocmai pentru a fi indeplinite corespunzator.
• MATRICEA BOSTON: utilizata in afaceri pentru a stabili prioritatile in functie de atractivitatea pe piata si posibililul profit obtinut de pe urma indeplinirii acestei sarcini.
• MATRICEA ANSOFF: asemanatoare cu matricea precedenta, matricea Ansoff iti permite sa evaluezi prioritatea sarcinilor in functie de riscul presupus de acestea.
• ANALIZA PARETO: ipoteza acesteia este ca 80% dintre probleme au drept cauze 20% din cauzele tuturor problemelor. Realizati o lista cu problemele pe care le intampinati si cu cauzele acestora, dati o nota fiecarei probleme si grupati-le in functie de cauzele comune. Grupul cu scorul cel mai mare trebuie sa aiba prioritate in rezolvare.
• TEHNICA NOMINALA DE GRUP: aceasta se foloseste pentru proiecte in echipa si tine cont de opinia fiecarui membru. Fiecare problema trebuie sa primeasca o nota de la fiecare membru. Prioritatile se stabilesc, astfel, de comun acord.

Pentru a fi eficient si productiv, trebuie sa stabilesti sarcinile cu adevarat important si sa le indeplinesti pe rand, in concordanta cu planul de actiune si lista de obiective. Elimina sarcinile neimportante, evita intreruperile si concentreaza-te pe rezolvarea problemelor care merita atentia ta.